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产权交易机构从业人员应当强化证据意识
产权交易机构所组织的产权交易活动，涉及多个交易相关方，涉及复杂的交易环节，而交易本质上属买卖关系，是一种民事法律活动。因此，对于每一个交易环节所生成的具有证据价值的相关文件资料，产权交易机构都应当妥善保管。本文就强化产权交易机构从业人员证据意识相关问题作一简要探析。
1 强化证据意识的重要性
证据是一个十分重要的法律概念。在我国法学体系中，有专门的“证据法学”这一研究性学科。在我国三大诉讼法（民事诉讼法、刑事诉讼法、行政诉讼法）中，均有专门的一章对“证据”作十分详尽的规定。
证据是指证明事实的依据。从民事诉讼法角度看，证据是指能够证明民事案件真实情况的客观事实材料。按照其表现形式，民事诉讼证据一般可分为(一) 当事人的陈述；(二) 书证；(三) 物证；(四) 视听资料；(五) 电子数据；(六) 证人证言；(七) 鉴定意见；(八) 勘验笔录。在产权交易活动中，各类合同（协议）、各种书面函件、转（受）让方提供的资质证明文件、资产转让信息发布申请书、受让申请书、财务报告、审计报告、评估报告、法律意见书、公证书等，从民事诉讼证据分类的视角看，均为书证。在业务运作过程中，往来的电子邮件、QQ 聊天记录、微信聊天记录，以及电子扫描文件、Word 文件、Excel 工作表、网络竞价电子记录等，均属于电子证据。在竞价现场形成的录音录像资料，属于视听资料。
为什么要在产权交易活动中如此郑重其事地强调证据的重要性呢？这是因为，从产权交易的角度来看，目的就在于防范于未然。如果在交易过程中发生任何争议，那么首先应当查清引发争议的基本事实，在厘清基本事实的基础上妥善解决争议。而要查清基本事实，依靠的就是证据，即那些与交易有关的各类文件资料。试想，如果我们不重视证据的收集和保管，那么，在解决争议时，就会处于十分被动的地位。因为，作为产权交易机构，如果要证明所履行的交易程序是合法、合规的，那么就需要用证据来“说话”，否则口说无凭！不仅仅是在证明自己的交易程序的合法、合规性方面证据能发挥无可替代的重要作用，而且，当交易相关方损害产权交易机构的合法权益时，产权交易机构也能够通过举证证明自己的相应主张（诉求）。比如，当产权交易机构起诉相关方或被他人起诉，在诉讼过程中，举证无疑是决定诉讼结果至关重要的因素。律师行业有句行话：“打官司，就是打证据。”这句话非常直白地道出了证据的重要性。
基于上述分析，作为产权交易机构的从业人员，应当充分认识到证据的重要性，自觉强化证据意识。在日常工作中，应当严格按照工作程序的相关要求，高度重视收集、整理、保管好业务相关的文件材料，切不可马虎大意。
2 在实际工作中如何强化证据意识？
就如何强化证据意识，笔者试从业务操作层面，提出一些思路性建议，供业内同仁参考。
2.1 重视文件材料原件的作用
在民事诉讼案件中，只有复印件而无原件佐证的文件材料，证明力是十分微弱的。基于这一原因，在业务操作过程中，应当要求交易相关方必须提供原件，没有任何“通融”的余地。只需留存复印件的资料，比如自然人的身份证明，应当场核实其原件。在业务经办过程中，由于时间紧迫，交易相关方暂时只能提供传真件、扫描件的，应当事后及时补充相应的原件。在实际工作中，一些跨地区的资金结算，为了提高资金结算的效率，在风险可控的前提下，可先采用经核实无误的传真件、扫描件进行结算，但事后应当及时取回相应的原件，并归于业务档案保存。
需要特别提示的是，有些重要的业务原件如果产权交易机构并无责任保管，则在查验原件后，留存复印件即可。比如，银行应受让方的申请向转让方出具的无条件支付、不可撤销的《银行保函》（用于担保交易价款的支付）、其他相关担保函等，其原件宜由受益人或者担保权人持有并保管。如果这些原件，本无需产权交易机构保管，但却留存在产权交易机构，则产权交易机构需承担因文件遗失或保管不当而产生的相关风险和责任。试想，类似于《银行保函》的这些文件材料，一旦遗失或毁损，会导致相关权利人因遗失、毁损这些重要的文件材料而无法行使相应权利，从而遭受难以挽回的重大损失。
2.2 重视业务"证据"的收集整理
一是要明确哪些材料需要作为业务“证据”纳入档案管理。比如，产权转让公告、司法变卖公告的网站发布版本，需进行网络截图并打印，作为档案保管。原因有二：一是证实这些公告的内容本身；二是证实已通过网站进行了发布。再比如，资料的领取，应当做好书面签收，以避免将来发生争议。对于采用邮寄方式递送资料的，寄件人应当在邮件寄送单上注明资料的名称、寄件人姓名、寄件日期，并将邮件寄送单存档保管。必要时，还可通过网络查询邮件的投递状态，并截图打印存档。
二是要掌握业务“证据”收集整理的方法。比如，发布在报纸上的产权转让公告，该报纸的整版应当完整保存，不宜将该公告从报纸中裁剪下来后保管。原因在于：如果进行了裁剪，则无法反映整版的全貌，难以体现出该版面顶部所体现的版次及报纸出版日期等重要信息，从而失去证据的应有价值。
三是要按照相关规定或要求，做好业务“证据”的生成。比如，需对交易活动进行录音录像或拍照的，应当严格遵照执行，并妥善保管好这些资料。
四是要有业务“证据链”意识。通俗地说，就是在收集整理业务“证据”时，要留意各个“证据”材料是否相互印证，做到“一环扣一环”。在整理档案时，在不违背档案归类原则的前提下，可将属于同一个证据链的业务资料保管在一起，以便查询和利用。
2.3 从严管理业务档案
档案管理也是业务工作的延伸，是业务风险控制的重要内容之一。档案管理好了，证据就得到了有效保护。从严管理业务档案，应注意以下几个方面：
2.3.1 及时归档。在具体的业务过程中，对于业务档案，建议边形成边整理边造册，这有利于防止业务资料四处存放，以避免出现需集中整理时发生资料缺失的情形。业务活动一旦结束，应及时整理档案，并按照相关规定移交给档案管理部门统一保管。
2.3.2 加强档案室的日常管理。业务档案室应当由档案管理部门进行专门管理。未经档案管理部门同意，任何人不得擅自进入档案室。要严格按照中国企业国有产权交易机构协会《企业国有产权交易档案管理规范（试行）》和其他相关要求，做好档案的防盗、防火、防潮、防尘、防光、防高温、防污染、防有害生物的“八防”要求。
2.3.3 严格执行档案查询程序。产权交易机构内部工作人员，因工作原因，需要查阅已归档档案的，应当按照内部管理程序，说明需要查询的原因，并经相关领导同意后，由档案管理部门方提供查阅服务。
公检法机关来产权交易机构查阅、复制相关业务档案的，应当严格履行法定程序。符合法定程序规定的，产权交易机构应当积极配合。《民事诉讼法》、《行政诉讼法》均规定，人民法院有权向有关单位和个人调查取证。《刑事诉讼法》规定，人民法院、人民检察院和公安机关有权向有关单位和个人收集、调取证据。有关单位和个人应当如实提供证据。但是，公检法机关工作人员未按规定出示相关身份证明和调查文书、参与调查的人员人数不符合规定，或者出现其他违反调查取证法定程序的情形，产权交易机构可拒绝其调查取证要求。
公安机关办理刑事、行政案件，向有关单位和个人调取证据，应当经办案部门负责人批准，开具调取证据通知书。 人民法院办理民事案件需收集调查证据，应由两人以上共同进行。人民法院在办理民事、刑事案件过程中进行调查取证，对当事人提供的证据，应当出具收据，注明证据的名称、收到的时间、份（件）数和页数等，由审判员或书记员签名。
公检法机关以外的其他单位到产权交易机构查询档案的，产权交易机构应当核实该单位查询的原因、该单位是否与查询事项具有关联性，查询的范围是否合理等，经相关领导同意后，方可提供查询服务。
（作者为湖南省联合产权交易所 李铮）
